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「記帳の効率化」で退職者減少&残業時間1/4以下にまで削減成功!会計事務所の「10人の壁」も超えることができた製販分離の仕組みづくりとは

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伊藤会計事務所 代表税理士 伊藤 桜子氏

  • 業務効率化
  • クラウド会計

成功した3つのポイント

  • 製販分離の仕組みを構築することで成功した「適材適所」の業務割り振り
    今までは、ベテランがやらなくていいようなルーティン業務を任せていたり、新人が難しい業務を行っていたり…と偏りがあったところを製販分離でしっかり整理し、その人の能力・スキル・適性に合った仕事をきちんと割り振れるようになりました。育成に時間をかけられるようになったので人が辞めなくなって、効率的にもなるので処理件数が上がり、結果的に時間単価もアップしました。
  • 「見える化」し記帳の在庫を整理する仕組みで職員のモチベーションも向上
    今何件の在庫を抱えていて、それを完了させるにはどれくらいの工数がかかるのか、という「ゴール」や「先の予定」を見えるようにするだけで、職員のモチベーションは全然違います。やみくもに対応するのではなく、納品順の早いものからアサインするようになったので精神的にも、作業工数的もどんどん余裕が生まれていきました。
  • クラウドシステムとの併用で月の残業時間を40時間も削減できたプロセス管理
    「新・『記帳経理代行』完全パッケージ」の導入でかなり残業時間を削減でき、そこでできた仕組みを業務管理システム「Hello,データベース!」の運用フローに乗せてさらに効率化を進めています。記帳業務に限らず、「仕組みづくりができた」という経験を活かして他の申告業務でのプロセス管理・見える化も仕組み化していくことで、どんどん残業時間を減らすことができるようになってきました。

「記帳の効率化だけ!」そのつもりが「経理代行」まで対応可能に。記帳がきっかけで始まった高単価案件の獲得と報酬アップ

「新『記帳・経理代行』完全パッケージ」は「管理をするだけ」のツールだと思っていたのですが、全然違いました。報酬が上がったり、生産性が上がったり…と確実に高単価の案件を狙っていけるツールなので、今では導入してみて本当によかったと感じています。
はじめは「経理代行」まで考えておらず、記帳の効率だけを上げたかったので、そこの伴走のみをお願いするつもりでした。ただ、実際に記帳の仕組みができてくると「経理代行までやってみよう」という余裕が出てくるんですよね。実際に始めてみたら、顧客の獲得にも繋がったのですごくいい商品だと思います。
記帳が今すごく大変な先生は、「記帳だけでも手一杯なのに経理代行のことまで考えられない」と思うかもしれませんが、その先の経理代行まで成功させられたらそれってすごく事務所にとっていいものになると思うんです。
これからは、「自社内で経理を抱えきれない」、「経理がいても他の仕事がたくさんあってリソースが割けない」、といった理由で中小企業の方々が経理の人を採用できない時代になっていきます。そのときにアウトソースを検討する流れは今後必ず増えていくと思います。新規獲得に繋がるので、そこはぜひチャレンジしていくといいと思いますね。

私が『新「経理・記帳代行」完全パッケージ』を導入した決め手

それまで記帳作業を担当者任せにしていて、誰が何をやっていて、どういう状況で、その作業はどういうレベルか、など全く管理していませんでした。そのため無駄な残業が多く、生産性も低下、採用しても人が定着せずに辞めていってしまう負のスパイラルに。会計事務所の「10人の壁」と言われる従業員数を超えられずにいました。
「1番の課題は記帳。とにかく記帳をしっかり管理・標準化しなければ…」と悩んでいた時期に、タイミングよくACCSさんの「新・『記帳経理代行』完全パッケージ」を知ったんです。当時の課題は大きく3つ。まず、「記帳の効率化」、次に「製販分離の仕組みを構築すること」、そして「記帳の在庫の見える化」。これら3つの課題を同時並行で解決していけると当時の担当の方にお聞きして、始めてみました。
当時はACCSさん自身が記帳経理代行を請け負っていたこともあり、実際に成功している方々から事例をお聞きすることで自分の事務所独自の形を作っていけるかなと思いました。それが1番の決め手です。

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